Najpierw ustal, czego uczestnicy muszą się dowiedzieć
Na turnieju młodzieżowym różne osoby szukają różnych informacji. Zawodnik potrzebuje numeru boiska i miejsca zbiórki, trener — harmonogramu i kontaktu do organizatora, a rodzic — drogi do wejścia, toalety lub punktu pierwszej pomocy. Reklama sponsora pełni inną funkcję: ma umożliwić rozpoznanie marki. Jeśli wszystkie komunikaty trafią na jedną tablicę, odbiorca będzie musiał odróżniać pilną wskazówkę od przekazu promocyjnego.
Przed zamówieniem materiałów warto spisać krótką listę informacji niezbędnych do poruszania się po obiekcie. Następnie można przypisać każdej z nich miejsce: plan obiektu przy wejściu, oznaczenia boisk przy dojściach i aktualny harmonogram w punkcie organizatora. Dopiero na takim szkicu dobrze widać powierzchnie, które można przeznaczyć dla sponsorów bez zagęszczania tablic informacyjnych.
Warto też ustalić, które treści będą się zmieniać w trakcie rozgrywek. Wyniki, kolejność meczów czy przydział szatni mogą wymagać szybkiej aktualizacji, więc nie powinny być na stałe połączone z wydrukowaną reklamą. Osobne miejsce na komunikaty bieżące ułatwia ich wymianę bez przenoszenia całej ekspozycji.
Podziel przestrzeń według zadań, nie tylko według dostępnych powierzchni
Przy wejściu najlepiej sprawdzają się komunikaty pomagające podjąć pierwszą decyzję: dokąd iść oraz gdzie zapytać o pomoc. Sponsor może być tam widoczny, ale jego znak nie powinien wyglądać jak oznaczenie kierunku czy nazwa punktu obsługi. W okolicy boisk ważniejsza jest możliwość rozpoznania numeru pola gry i przejść. Większe powierzchnie reklamowe łatwiej zaplanować tam, gdzie widzowie zatrzymują się dłużej, o ile nie ogranicza to ruchu i widoczności.
Na szkicu obiektu zaznacz główne trasy zawodników, obsługi i publiczności, a także miejsca ustawiania sprzętu. To pomaga odróżnić ścianę, na której baner będzie stale widoczny, od barierki regularnie otwieranej przez obsługę. Przy planowaniu stref sponsorskich uwzględnij również sposób korzystania z obiektu poza meczami: przejścia mogą być potrzebne przy dostawach, sprzątaniu lub zmianie ustawienia stanowisk.
Jeżeli turniej odbywa się w kilku częściach obiektu, stosuj te same nazwy boisk na planie, drogowskazach i harmonogramie. Reklamy nie muszą powtarzać tego układu. Ich spójność można osiągnąć przez podobną wysokość ekspozycji i uporządkowaną kolejność znaków, pozostawiając oznakowaniu organizacyjnemu własny, łatwo rozpoznawalny wygląd.
Zaprojektuj dwa czytelne systemy komunikacji
Tablice organizacyjne powinny dawać się szybko przejrzeć: krótki nagłówek, wyraźny numer boiska lub nazwa strefy i ograniczona liczba dodatkowych informacji zwykle służą temu lepiej niż rozbudowany tekst. Sprawdź projekt w rozmiarze zbliżonym do planowanego wydruku oraz z odległości, z której będzie oglądany. Drobny napis czytelny na monitorze może zniknąć, gdy tablica znajdzie się za grupą stojących osób.
Materiały sponsorskie warto projektować jako osobny zestaw, z ustaloną powierzchnią dla każdego znaku. Gdy sponsorów jest wielu, lepiej przygotować przejrzystą kolejność lub kilka powtarzalnych modułów niż zmniejszać wszystkie logotypy, by zmieściły się na jednym banerze. Przed przekazaniem plików do druku sprawdź ich wymiary, jakość grafik, marginesy przy krawędziach oraz to, czy ważny napis nie trafi w miejsce mocowania.
Rozdzielenie systemów nie oznacza całkowitego zakazu wspólnej ekspozycji. Znak sponsora może pojawić się przy planie turnieju, jeśli nie utrudnia odczytania planu i nie sugeruje, że jest wskazówką nawigacyjną. Pomaga prosta zasada: najpierw testujemy, czy odbiorca odnajdzie potrzebną informację, a dopiero potem oceniamy widoczność reklamy.
Sprawdź układ na miejscu przed rozpoczęciem rozgrywek
Po montażu przejdź trasę nowego uczestnika: od wejścia do punktu organizatora, szatni i właściwego boiska. Zwróć uwagę, czy baner nie zasłania numeru boiska, czy tablica nie stoi za otwieranym skrzydłem drzwi i czy komunikat pozostaje widoczny, kiedy w pobliżu zbierze się grupa. Osobno skontroluj mocowania i miejsca, w których materiały mogłyby kolidować z codziennym użytkowaniem obiektu.
Na czas turnieju wyznacz osobę odpowiedzialną za zmiany w informacjach organizacyjnych oraz osobę, do której można zgłosić problem z ekspozycją. Nie każda korekta wymaga nowego wydruku: czasem wystarczy przenieść tablicę, odsłonić kierunkowskaz lub usunąć nieaktualną kartkę. Po wydarzeniu zanotuj, o jakie miejsca najczęściej pytano i które komunikaty trzeba było poprawiać. Te obserwacje pomogą przygotować czytelniejszy układ na kolejny turniej.
